เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณน่าจะพบวิธีต่างๆ มากขึ้นในการใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มการผลิต (และหวังว่าจะได้ผลกำไร) การตัดสินใจปรับปรุงสภาพแวดล้อมทางเทคโนโลยีของคุณเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นก้าวที่จำเป็น แต่ก็มีความสำคัญไม่แพ้กันในการระบุขอบเขตและงบประมาณของโครงการของคุณก่อนที่จะดำเนินการ

บทความนี้จะอธิบายวิธีการแบบแบ่งช่วงซึ่งจะช่วยเพิ่มงบประมาณสูงสุดและให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเมื่อพิจารณาการปรับปรุงเทคโนโลยี

ระยะที่ 1 – ความต้องการทางธุรกิจ

ระยะเริ่มต้นนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณทราบว่าคุณได้ตอบคำถาม “ทำไม” ที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของคุณหรือไม่ คุณควรสามารถระบุผลประโยชน์ทางธุรกิจ (ผลตอบแทนจากการลงทุน) สำหรับโครงการที่มีศักยภาพของคุณได้อย่างชัดเจนหลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนนี้ นี่คือขั้นตอนที่จะแนะนำคุณตลอดขั้นตอนนี้:

1. อะไรคือปัญหา/ข้อบกพร่องที่ต้องลงทุนทั้งเวลาและเงินเพื่อแก้ไข?

2. ความท้าทายทางธุรกิจของคุณต้องการเทคโนโลยีใหม่หรือเทคโนโลยีขั้นสูงหรือไม่?

ก. พนักงานของคุณต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมจากระบบที่มีอยู่หรือไม่?

ข. ความท้าทายสามารถแก้ไขได้โดยการเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานหรือวิธีดำเนินธุรกิจหรือไม่?

3. เมื่อกำหนดปัญหาได้ชัดเจนและแนวทางแก้ไขชี้ไปที่การปรับปรุงเทคโนโลยีแล้ว ก็สามารถกำหนดงบประมาณเบื้องต้นได้

ระยะที่ II – งบประมาณและขอบเขต

ในระยะที่ 1 เราได้รับรองโซลูชันที่มีศักยภาพของเราภายในขอบเขตของเทคโนโลยี และตอนนี้เราจำเป็นต้องกำหนดขอบเขตของโซลูชัน หากไม่มีการกำหนดขอบเขต คุณจะเสี่ยงต่อการที่โครงการของคุณจะเติบโตเกินการควบคุมทั้งเวลาและเงิน นี่คือขั้นตอนที่คุณควรใช้เวลาในการจัดทำเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจหรือ “สิ่งที่” จะนำไปปฏิบัติอย่างชัดเจน

1. นำผู้เล่นที่จำเป็นทั้งหมดมารวมกันเพื่อหารือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ

2. พิจารณาว่าปัญหาที่ระบุในระยะที่ 1 ส่งผลกระทบต่อผู้เล่นหลักทั้งหมดอย่างไร

3. อภิปรายว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างไรด้วยเทคโนโลยีและระบุให้เฉพาะเจาะจงเนื่องจากเกี่ยวข้องกับแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจและเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณ

4. จัดทำเอกสารการค้นพบและการอภิปรายของคุณ

5. เมื่อโซลูชันได้รับการระบุแล้ว คุณสามารถนำเสนอเอกสารของคุณต่อผู้ขายที่คุณต้องการและรับข้อเสนอหรือใบเสนอราคา

เฟส III – นักบิน

การดำเนินโครงการด้านเทคโนโลยีใดๆ อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจากเทคโนโลยีนั้นเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และพนักงานของคุณอาจมีความคาดหวังที่แตกต่างออกไปเกี่ยวกับโซลูชัน ขั้นตอนนำร่องมีประสิทธิภาพมากในการ “ทดสอบ” โซลูชันและยืนยันว่าเป็นไปตามความคาดหวังทั้งหมด

1. เมื่อระบุผู้จำหน่ายของคุณแล้ว คุณสามารถขอให้นำโซลูชันนำร่องหรือการทดลองใช้งานไปใช้อย่างจำกัดเพื่อทดสอบผลลัพธ์

2. หลังจากใช้โซลูชันนำร่องแล้ว อย่าลืมวัดประสิทธิภาพและตรวจสอบว่าปัญหาในระยะที่ 1 กำลังได้รับการแก้ไข

ระยะที่ 4 – การดำเนินการ

ตอนนี้คุณได้ยืนยันแล้วว่านักบินกำลังแก้ปัญหาบางส่วนหรือทั้งหมดที่ระบุในเฟส I ตอนนี้คุณก็พร้อมที่จะเปิดตัวโซลูชันเต็มรูปแบบแล้ว การจัดการผู้จำหน่ายของคุณอย่างใกล้ชิดเป็นสิ่งสำคัญมาก และต้องแน่ใจว่าพวกเขาส่งมอบสิ่งที่สัญญาไว้ในข้อเสนอของพวกเขา

1. สร้างแผนโครงการที่ประกอบด้วยเหตุการณ์สำคัญสำหรับการนำโซลูชันของคุณไปใช้

แผนตัวอย่างแสดงไว้ด้านล่าง:

* เริ่มต้นโครงการ

* ตรวจสอบงบประมาณ

* กำหนดระยะเวลาสำหรับส่วนที่เหลือของโครงการ

* กำหนดความต้องการการฝึกอบรม

* การติดตั้ง / ปรับปรุงเทคโนโลยี

* บันทึกการเปลี่ยนแปลงในขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ของคุณ

* สร้างฟอรัมสำหรับพนักงานเพื่อให้ข้อเสนอแนะในระหว่างขั้นตอนนี้

* พัฒนาชุดการทดสอบที่ยืนยันว่าเทคโนโลยีที่ติดตั้งใหม่ไม่ทำลายกระบวนการที่มีอยู่

* พัฒนาชุดการทดสอบที่ยืนยันว่าเทคโนโลยีที่ติดตั้งใหม่ตรงตามความคาดหวังของโซลูชันที่เสนอ

* ประกันระยะเวลาของคุณเป็นไปตามและงบประมาณไม่เติบโต

* การดำเนินการเสร็จสมบูรณ์

* เริ่มการฝึกอบรม

2. หลังจากติดตั้งโซลูชันแล้ว ให้รวมเอกสารและสื่อการฝึกอบรมทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลเดียวเพื่อการอ้างอิงอย่างรวดเร็ว

Phase V – การทบทวนและปิดโครงการ

เมื่อนำโซลูชันเทคโนโลยีไปใช้ได้สำเร็จและทุกคนได้รับการฝึกอบรมแล้ว คุณจะต้องตั้งค่ามาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าโซลูชันนั้นมีประสิทธิภาพ

1. สร้างแบบสำรวจที่ไม่ระบุตัวตนเพื่อให้พนักงานแสดงความคิดเห็น

ก. คำถามแบบสำรวจควรรวมถึง: ความสำเร็จของโครงการโดยรวม สื่อการฝึกอบรม และผลกระทบต่อความรับผิดชอบ

2. พัฒนาเมตริกที่สามารถวัดผลกำไรและ/หรือประสิทธิภาพที่ได้รับจากโครงการนี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณระบุผลตอบแทนจากการลงทุนที่แท้จริงได้

3. ปรับแต่งการฝึกอบรมต่อไป

แนวทางแบบค่อยเป็นค่อยไปสำหรับการจัดการโครงการเทคโนโลยีมีขึ้นเพื่อเป็นแนวทาง มีรายละเอียดมากมายในแต่ละช่วงซึ่งยาวเกินไปที่จะอธิบายที่นี่ นอกจากนี้ยังมีหนังสือมากมายที่สามารถช่วยจัดการโครงการทุกประเภทให้ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่แค่เทคโนโลยีเท่านั้น นี่คือเว็บไซต์ที่เป็นข้อมูลอ้างอิงที่ดีสำหรับการจัดการโครงการ